Программа для автоперевозки грузов

Ваше предприятие занимается доставкой грузов и впервые столкнулось с программой для автоперевозки? В таком случае стоит разобраться, в чем суть таких программных продуктов, кому и когда они могут пригодиться, где их найти и как пользоваться.

Небольшие компании, которые имеют немного заказов, вполне могут справиться с оформлением заказов и их учетом без специальных программ.

Но вот для большой транспортной организации он становятся незаменимыми, ведь из-за большого количества клиентов возможна путаница с оформлением.

Программы способны значительно упростить рабочий процесс, связанный с ведением учета и составлением отчетов по грузоперевозкам.

Определим основные задачи таких программ для автомобильных перевозок, укажем, какие существуют программные продукты на рынке и как осуществлять основные операции пользователям.

Что это за программа

Существуют программы для учета:

• пассажирских перевозок;
• грузовых перевозок.

Остановимся на втором виде.

При выборе программы стоит четко осознавать, какие вам нужны функции. Может быть 3 подгруппы, от которых стоит отталкиваться:

• для автоматизации работы диспетчеров;
• для автоматизации учета по фирме в общем (для руководства);
• для автоматизации бухучета и отчетов.

Определившись с функционалом, можно приступать к выбору программного продукта.

Возможные варианты:

1. Программа фирмы «Дельта-Софт», которую можно совмещать с любой версией 1С выше 3.0. возможно ведение отчетности по каждому дебитору в отдельности.
2. «TransTrade», с помощью который автоматизируется учет доставок. Имеет не одну версию. Возможно конструирование договоров по перевозкам, перевод документов в международные форматы и т. д.
3. «KiberLog» — автоматизация бухгалтерского и управленческого учета грузоперевозок автотранспортом. Возможна подготовка консолидированных отчетов для предприятий, где множество филиалов. Имеет несколько версий – до 4, 20 и более 20 пользователей.
4. «Альфа-Кит». Может совмещаться с 1С версии 7.7 и 8.0. Содержит данные, которые избавляют бухгалтеров от необходимости пользоваться справочниками. Могут отслеживаться маршруты, ведется календарь погрузки и доставки.

Есть и иные программы, которые используются для любого вида перевозки — AutoSoft «АвтоПеревозки», «Автопарк», Информационно-аналитическая система (ИАС Грузоперевозки) и др.

Какие задачи выполняет

Перечислим функции, которые могут выполнять программы для автоперевозок:

1. С их помощью заполняют, оформляют, обрабатывают, ведут учет путевых листов транспортных средств (в программы встраиваются соответствующие бланки).
2. Производят расчеты норматива расхода топливных материалов.
3. Ведут заявки заказчиков и на их базе заводят путевые листы.
4. Получают отчетность по работе используемого при доставке транспорта и водителя.
5. Ведут учет замененных элементов транспортных средств, проведенных ремонтных работ.

Также возможно:

• ведение учета автомобильных перевозок контейнером, грузоперевозок, затрат;
• отражение истории событий, что связаны с перевозками;
• быстро оформлять счета и вести их реестры;
• контролировать полную или частичную оплату счетов, что были выставлены и т. д.

Как найти и установить

Программу можно найти в интернете. К примеру, пользователи могут скачать демо-версию программы TransTrade.

А для ее покупки стоит приобрести лицензию, чтобы можно было перевести тестовую демо-версию в профессиональную программу. В таком случае вы сможете пользоваться продуктом без ограничения функций.

Как покупают лицензию:

1. Нужно выбрать подходящий вид лицензирования с учетом ваших требований.
2. Далее отправляют запрос на покупку с помощью специальной формы.
3. Следует согласовать условия покупки и способ оплаты.
4. Пользователь оплачивает лицензию.
5. Затем вы получите полнофункциональный программный продукт.

Некоторые разработчики предлагают бесплатные программы по автоперевозкам на первое время.

Оформление заказа по программе автоперевозок

Чтобы оформить заказ, стоит войти в программу, используя свои учетные записи (логин и пароль).

В главном окне системы будет отражаться журнал заказов.

К примеру, в следующей таблице отражено, как будет выглядеть оформленный заказ. Одна строчка – один заказ.

Пользователи могут задавать определенные настройки.

Чтобы оформить заказ, нужно в главном меню выбрать Заказ и Создать на панели «Ключевых команд».

Окно разделяется на закладки, каждая из которых отражает отдельные сведения:

1. Заказ – фиксируются данные об условиях выполнения доставки, о клиенте. Здесь же назначается транспортное средство и автомобилист.
2. Общее время – время, в течение которого будет подано транспортное средство, зависит от вида транспортного средства. Если необходима услуга экспедитора, стоит добавить еще час.
3. Загрузка – указывают пункт, где осуществляется погрузка.
4. Разгрузка – место, куда груз доставляется (может отражаться несколько адресов).

С левой стороны на закладке Заказ отражают:

• данные клиента;
• сведения о контактном лице (необходимые данные можно выбрать из существующих списков или ввести новые);
• тип транспортного средства;
• ставку (ставят соответствующую галочку или убирают ее);
• тарифы (согласно предложенному списку);
• период, в течение которого заказ будет выполнен (время начала и окончания работы транспорта);
• данные о загрузке;
• сведения о разгрузке;
• сведения об экспедировании;
• дополнительное время работы.

Справа заполняют такие сведения:

• об исполнителе;
• о транспортном средстве;
• о водителе;
• об источнике заказа – диспетчерские данные, реклама;
• даются комментарии (любой вид служебной информации, пожелания клиентов и т. д.).

Рассмотрим особенности оплаты заказов.

Финансовый учет ведут во вкладке Оплата. Здесь фиксируются итоговые стоимостные показатели, статус платежа и дата события.

Чтобы переключиться с Заказа к Оплате, стоит использовать кнопку F2 и F3.

Расчет все сумм производится в автоматическом режиме в соответствии с утвержденными правилами и тарифами. В отдельных ситуациях сумма может вводиться и корректироваться вручную.

С левой стороны закладки есть пункты, что отражают:

• структуру стоимости (при использовании не только почасового тарифа, а и километража, тоннажа, объема грузов, вводятся необходимые показатели для определения стоимости);
• въезд (цена платного въезда, которая не является составляющей стоимости заказа, но включается в платежную документацию);
• суммы, что вычисляются исполнителям в автоматическом режиме по тарифу или формуле (может видоизменяться вручную);
• суммы диспетчерам.

В первой части закладки есть несколько итоговых полей:

• сумма заказов (возможно присвоение суммы к оплате, если никакая финансовая операция не отражается на оплачиваемой сумме, если размер оплаты соответствует указанному);
• к оплате (Учитываются финансовые операции. Ставят галочки – Оплачено, Наличными, Водителю);
• прибыль (размер дохода транспортной компании).

Как произвести расчет норм расхода топлива

В программах есть возможность рассчитывать нормы расхода на топливные материалы.

На закладке Горючее вписывают сведения о заправке и расходе топлива.

В системе можно в одно время проводить операции по двум видам топлива для любого вида транспортных средств.

Для расчета нормы расхода горючего используют специальную форму. Обязательно учитывается расстояние, что пройдено.

Стоит обратить внимание на пробег в пределах города и за его рамками, а также на проделанную работу автомобилем. Пользователи могут вносить поправочные коэффициенты, которые будут зависеть от рабочих условий.

В системе будет сохранены результаты работы водителей и транспортных средств. А в дальнейшем такие сведения отразятся в отчетности

Составление отчетов

В меню для составления отчетности есть много примеров формировать и открывать ее нужно в Ворде и Excel, чтобы было удобнее просматривать и выводить на печать:

1. «Расчет за период» покажет, какая итоговая оплаченная сумма и размер задолженностей за определенный промежуток времени по клиентами или исполнителям. Нужно кликнуть – Меню – отчеты – расчеты – по клиентам/исполнителям.
2. Специальной отчетной формой является «Детализация оказания услуг», где есть расшифровка всех грузоперевозок. Представляться такой отчет может клиенту и исполнителю. При формировании нужно выбрать контрагента и временной промежуток, затем кликнуть «Выгрузить документ».
3. Увидеть кредиторскую и дебиторскую задолженность можно, нажав на соответствующий показатель отчета в программе – Меню – Отчеты – Дебет-Кредит – далее соответствующая задолженность.
4. Отчет по оплате за периоды даст возможность отразить все средства, что были получены. Может готовиться 3 вида такой отчетности – по клиенту, исполнителю, диспетчеру.
5. Еще одним набором отчетов является «Частичная оплата». Они покажут сумму, что оплачены и сумму задолженности. Виды – по клиентам, исполнителям, по всем клиентам, всем исполнителям.
6. В программе можно подготовить акт сверки взаимозачетов – это документальное оформление оплаты по счету, что был выставлен клиенту. Указывается сумма долга. Нужно отражать клиента и период.
   
7. Сводные отчеты по заказам, что выделены, покажут табличные сводки о работе, которая проделана. Отражаются итоговые суммы.
8. Сводные отчеты финансового плана, которые настраивают перед тем, как выгрузить документ.
9. Отчетность по затратам покажет расходные статьи по заказам за определенный промежуток времени. Будут выделены итоговые показатели по каждой затрате в отдельности.
10. Можно сформировать структурированный отчет по расходам и рентабельности. С его помощью анализируют, насколько целесообразны затраты, если сравнивать с доходом.
    
11. С помощью отчета по доставке документа можно увидеть, какие документы проводились, а какие нет.
12. Формирование финансового оборота осуществляется с помощью журнала учета затрат и прибыли по неделям.
13. Допускается создание сводной книги в месячном разрезе.
    
14. При создании суммарного трудового отчета по водителям будет отражено переработку сотрудников в нерабочее время, чтобы определить размер оплаты сверх нормы.
    

Программа для автомобильных перевозок, которая может использоваться любой транспортной компанией – это возможность повысить качество предоставляемых услуг клиентам.

Каждый пользователь-новичок такого программного продукта сталкивается с рядом трудностей при проведении определенных операций. В таком случае стоит опираться на наглядные примеры, которые помогут разобраться с системой и правильно оформить заказ или отчет.

Видео: Международные автоперевозки: документы и термины